enthousiaste secretaris van managementteam Utrecht (m/v/x) voor 28 – 32 upw

DOCK zoekt een enthousiaste secretaris van managementteam Utrecht (m/v/x) voor 28 – 32 upw

Bij DOCK geloven we in de kracht van samenwerking en de impact die wij maken in de samenleving. Als onze nieuwe secretariële ondersteuner ben jij de schakel die alles soepel laat verlopen. Je bent niet alleen een expert in agendabeheer, maar ook een pro in het creëren van structuur en overzicht.

Organisatie

DOCK is een maatschappelijke organisatie die zich richt op sociaal werk in grootstedelijke gebieden in

Nederland. Met een duidelijke focus op sociale cohesie en inclusie, streeft DOCK ernaar om

gemeenschappen te versterken. Dit doen we door vanuit het contact met individuen te werken aan

weerbare sociale structuren. De organisatie werkt met een missie die is geworteld in de overtuiging

dat iedereen de kans moet krijgen om bij te dragen aan, en zich thuis te voelen in, de samenleving.

DOCK wil actief een veilige, inclusieve en veerkrachtige samenleving bevorderen door ‘daar waar

mensen leven’ te werken. In tijden van individualisering, maatschappelijk tegenstellingen en

vereenzaming is sociaal werk hard nodig. De kernwaarden – menselijk, betrokken, optimistisch,

ambitieus, deskundig en betrouwbaar – vormen het fundament van de organisatie en sturen DOCK’s  

strategische keuzes en operationele activiteiten. Deze waarden zijn leidend in de benadering van

Ok’s sociaal werk en vormen het kader waarbinnen de organisatie haar toekomstvisie en strategie

invulling geeft. Dit doen we samen met vrijwilligers, collega- en partner-organisaties.

Over de functie

Jij bent erg sterk in het beheren van agenda’s, ondersteunen van meetings en het bewaken en opvolgen van gemaakte afspraken. Je zorgt ervoor dat het managementteam (regiodirecteur en 2 clustermanagers) kunnen werken op basis van een goed georganiseerde en goed voorbereide agenda en onderhoudt daarvoor alle noodzakelijke in- en externe contacten. Je denkt proactief, je hebt een blik naar de toekomstige agenda en organiseert gemakkelijk. Je hebt een flexibele houding, je kunt meerdere dingen tegelijk.

Het ontzorgen maakt je blij en geeft je werkplezier. Je bent zeer integer en nauwkeurig en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je kunt goed zelfstandig correspondentie oppakken en bent sensitief in wat je juist wel en niet kunt zeggen en doen. Kortom, je bent (meer dan) de rechterhand zonder wie wij niet kunnen en dus word je uitermate gewaardeerd!

Ik ben enthousiast! Wie zoeken jullie?  
Voor deze functie zoeken wij een veelzijdige, proactieve collega in het bezit van (of de ervaring heeft op het niveau van) een secretariële Hbo-opleiding. Je voelt je als in vis in het water in de dynamiek van de agenda’s van het MT. Je bent toegankelijk en positief en in jouw communicatie en gedrag representatief. Je vindt het prettig om zelfstandig aan de slag te gaan, snel te schakelen met collega’s om je heen en hebt daarbij een proactieve houding. Het is belangrijk dat je nauwkeurig en gestructureerd je werk aanpakt. Je weet met geduld altijd wel een mouw te passen aan zaken die zich niet altijd even makkelijk laten regelen. Jouw trots is het organiseren. Vanzelfsprekend herken je jezelf in de kernwaarden van DOCK: je bent betrokken, verbindend, enthousiast, betrouwbaar, inspirerend en professioneel.

Jouw ondersteunende taken t.b.v. Mt-leden:

• Organisatorisch ondersteunen van de werkagenda’s; planningen en agenda- en relatiebeheer; onderhouden en bewaken van diverse mailboxen

• Online beheer van documenten t.b.v. de werkagenda’s;

• Organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten, w.o. scholingen;

• Zelfstandig verzorgen van correspondentie, inclusief offertes, contracten en notities

• en draagt zorg voor de afhandeling (bijv. nieuwsbrieven naar teams, verslagleggingen, input voor beleidsnotities etc.);

• Mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, coördineert informatiestromen, voorziet leidinggevenden en organisatie van benodigde info;

• Dossiervorming en – beheer (onderhoudt en actualiseert het digitale archief).

• Draagt bij aan de PDCA-cyclus en procesmatige en inhoudelijke ondersteuning bij subsidieaanvragen en -verantwoordingen; stelt in voorkomende gevallen subsidieaanvragen op en stelt planningen op.

• Coördinatie van aandachtsgebieden als PR & Communicatie en vrijwilligersbeleid;

• Diverse voorkomende ondersteunende, administratieve- en secretariële taken;

• Is aanspreekpunt voor vragen zowel in als extern; onderhoudt lijnen met FA en ICT

Wat vragen wij?

• Hbo-werk- en denkniveau;

• Ruime werkervaring in een soortgelijke functie;

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;

• Zelfstandige en proactieve werkhouding;

• Organisatorische vaardigheden;

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling;

• Digitaal vaardig;

• Flexibiliteit en stressbestendigheid;

DOCK biedt

• Een uitdagende, afwisselende functie in een dynamische omgeving met leuke collega’s;

• Alle ruimte om jezelf als professional te ontwikkelen binnen onze lerende organisatie;

• Een aanstelling voor 28-32 uur per week;

• Een tijdelijk dienstverband t/m december 2025, met de mogelijkheid tot verlenging

• Salariëring conform CAO Sociaal Werk en afhankelijk van opleidingsniveau: Hbo geschoold: schaal 8 min. € 3.319, - en max. € 5.040,-; Mbo-geschoold: schaal 6 min. € 2.805,- max € 4.188,-;

• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, Loopbaanbudget, een collectieve zorgverzekering, deelname aan het pensioenfonds Zorg en Welzijn en flexibele werktijden.
  

Geïnteresseerd?
Solliciteer z.s.m. en vóór dinsdag 20 mei 2025 via de sollicitatiebutton met je CV en motivatiebrief. De sollicitatieprocedure bestaat uit een of twee gesprekken, een meeloop dag op locatie en een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek. Je ontvangt zo spoedig mogelijk na de sluitingsdatum een terugkoppeling op jouw sollicitatie.

Vragen? 

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Sam van Zandvoord, regiodirecteur DOCK Utrecht, 06-59952910, svanzandvoord @dock.nl

Voor vragen m.b.t. de sollicitatieprocedure kun je mailen naar recruitment@dock.nl