Overslaan naar content

Secretaresse (24 tot 32 uur per week)

  • Hybride
    • Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland
  • € 3,32 - € 4.729 per maand
  • DOCK Rotterdam

Functieomschrijving


DOCK zoekt een enthousiaste Secretaresse voor ons bestuur en directieteam
(24 tot 32 uur per week)!




Bij DOCK geloven we in de kracht van samenwerking en de impact die wij maken in de samenleving. Als onze nieuwe secretaresse ben jij de schakel die alles soepel laat verlopen. Je bent niet alleen een expert in agendabeheer, maar ook een pro in het creëren van structuur en overzicht.



Klinkt dit als de uitdaging die je zoekt? Lees snel verder!











Over DOCK

DOCK is een welzijnsorganisatie die werkt in Rotterdam, Schiedam, Amsterdam, Zaanstad en Utrecht. DOCK staat voor een leefbare en veilige samenleving waar iedereen bij hoort en meedoet. We zijn de betrokken buurtgenoot voor bewoners, de drijvende kracht voor groepen en de aanpakker en expert in de wijk. DOCK zorgt voor een netwerk en verbinding met partners die voor bewoners van waarde zijn: van huisarts tot sportclub, van wijkagent tot woningbouwvereniging en van buurtsupermarkt tot zorgverzekeraar.

DOCK werkt met teams waarbij de kracht van de professionals het uitgangspunt vormt. Onze innovatieve aanpak verbindt strategie met uitvoering en vergroot de handelingssnelheid van de teams precies daar waar het nodig is: op straat en in de wijk. Onze professionals geloven in de kracht van bewoners en stimuleren hen om zelf de regie te nemen. Zo bouwen we samen aan zelfstandige communities in de wijk.


Over de functie

Jij bent erg sterk in het beheren van agenda’s, ondersteunen van meetings en het bewaken en opvolgen van gemaakte afspraken. Je zorgt samen met een collega secretaresse ervoor dat de directieleden (bestuurder en 2 directeuren) kunnen werken op basis van een goed georganiseerde en goed voorbereide agenda en onderhoudt daarvoor alle noodzakelijke in- en externe contacten. Je denkt pro-actief, je hebt een blik naar de toekomstige agenda en organiseert gemakkelijk. Je hebt een flexibele houding, je kunt meerdere dingen tegelijk. Het ontzorgen maakt je blij en geeft je werkplezier. Je bent zeer integer en nauwkeurig en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je kunt goed zelfstandig correspondentie oppakken en bent sensitief in wat je juist wel en niet kunt zeggen en doen. Kortom, je bent (meer dan) de rechterhand zonder wie wij niet kunnen en dus word je uitermate gewaardeerd!


Wie zoeken wij?

Voor deze functie zoeken wij een veelzijdige, proactieve collega in het bezit van (of de ervaring heeft op het niveau van) een secretariële HBO-opleiding. Je voelt je als in vis in het water in de dynamiek van de agenda van de bestuurder en het directieteam. Je bent toegankelijk en positief en in jouw communicatie en gedrag representatief. Je vindt het prettig om zelfstandig aan de slag te gaan, snel te schakelen met collega’s om je heen en hebt daarbij een proactieve houding. Het is belangrijk dat je nauwkeurig en gestructureerd je werk aanpakt. Je weet met geduld altijd wel een mouw te passen aan zaken die zich niet altijd even makkelijk laten regelen. Jouw trots is het organiseren. Vanzelfsprekend herken je jezelf in de kernwaarden van DOCK: je bent betrokken, verbindend, enthousiast, betrouwbaar, inspirerend en professioneel.


Jouw taken:

  • Organisatorisch ondersteunen van de werkagenda van de directie en in voorkomende situaties van zijn directe werkomgeving;
  • Ondersteunen in de werkagenda van het directieteam (bestuurder, directeur dienstverlening & directeur bedrijfsvoering);
  • Vergaderingen Directie Team voorbereiden, verslagen maken, bewaken besluitvorming, follow up;
  • Vergaderingen van OR bijwonen en zorgdragen voor follow up;
  • Nauwe samenwerking met bestuurssecretaris;
  • Beheer van benodigde documenten ten behoeve van de werkagenda van de bestuurder;
  • Organiseren van bijeenkomsten, afspraken, planningen en agenda- en relatiebeheer;
  • Zelfstandig verzorgen van correspondentie, inclusief offertes en contracten;
  • Schriftelijke informatie-uitwisseling (e-mail verwerken, behandelen en bewaken);
  • Mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling (voert (telefoon)gesprekken, coördineert informatiestromen, voorziet leidinggevende en organisatie van benodigde info);
  • Dossiervorming en – beheer (onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief).


DOCK biedt

  • Een uitdagende afwisselende functie in een dynamische omgeving met leuke collega’s;
  • Alle ruimte om jezelf als professional te ontwikkelen binnen onze lerende organisatie;
  • Een aanstelling voor 24-32 uur per week;
  • Een tijdelijk dienstverband van 12 maanden met de intentie tot verlenging;
  • Salaris volgens CAO Sociaal Werk afhankelijk van opleiding en ervaring schaal 8 (min. € 3.319,-- en max. € 4.729,--) bij een fulltime dienstverband van 36 uur;
  • Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals het Individueel Keuzebudget, Loopbaanbudget, een collectieve zorgverzekering, deelname aan het pensioenfonds Zorg en Welzijn en flexibele werktijden.


Geïnteresseerd?

Solliciteer vóór 17 november via de sollicitatiebutton met je CV en motivatiebrief.

De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes en een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek. Je ontvangt zo spoedig mogelijk na de sluitingsdatum een terugkoppeling op jouw sollicitatie.


Vragen?

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Joyce Bussu via jbussu@dock.nl

Voor vragen m.b.t. de sollicitatieprocedure kun je mailen naar recruitment@dock.nl


of

Apply with Indeed onbeschikbaar