Secretarieel administratief medewerker

Ben je organisatorisch en administratief sterk en heb je een dienstverlenende instelling?

Lees snel verder als dit jouw interesse wekt en je toe bent aan een nieuwe uitdaging.

Over DOCK

DOCK is een welzijnsorganisatie die werkt in Rotterdam, Schiedam, Amsterdam, Zaanstad, Haarlem en Utrecht. DOCK staat voor een leefbare en veilige samenleving waar iedereen bij hoort en meedoet. We zijn de betrokken buurtgenoot voor bewoners, de drijvende kracht voor groepen en de aanpakker en expert in de wijk. DOCK zorgt voor een netwerk en verbinding met partners die voor bewoners van waarde zijn: van huisarts tot sportclub, van wijkagent tot woningbouwvereniging en van buurtsupermarkt tot zorgverzekeraar.

DOCK werkt met zelforganiserende teams waarbij de kracht van de professionals het uitgangspunt vormt. Onze innovatieve aanpak verbindt strategie met uitvoering en vergroot de handelingssnelheid van de teams precies daar waar het nodig is: op straat en in de wijk. Onze professionals geloven in de kracht van bewoners en stimuleren hen om zelf de regie te nemen. Zo bouwen we samen aan zelfstandige communities in de wijk.

Opdracht Utrecht

In Utrecht voeren wij de opdracht Sociaal Makelen en Speeltuinen uit. Sociaal makelaars leveren een bijdrage aan levendige en leefbare buurten en wijken, door te ondersteunen wat mensen met en voor elkaar kunnen doen. We werken onder andere vanuit 24 buurtcentra en 9 speeltuinen waar we ook het sociaal beheer voeren.

Over de functie

Voor deze brede en uitdagende functie zoeken we een pro-actieve secretarieel administratief medewerker. Samen met 2 beleidsmedewerkers ondersteun je het Middenveld-team, stedelijk coördinatoren en de teams om aan de opdracht in Utrecht te voldoen. De organisatie is in ontwikkeling naar zelforganiserende teams, we werken nauw samen met tal van partners in de stad uit de sociale basis en werken in opdracht van de Gemeente Utrecht.

Je werkt goed samen, houdt overzicht, hebt lol in je werk, steekt je handen uit te mouwen, bent dienstverlenend en grijpt de kansen op binnen de kaders verbeteringen aan te brengen. Je helpt met het bewaken van deadlines, bent sterk in het maken en redigeren van teksten. Je zet je kwaliteiten in om processen te verbeteren en daarmee een bijdrage te leveren om de opdracht in Utrecht te realiseren.

Wat ga je doen?

• Organiseren van afspraken, planningen en agenda- en relatiebeheer;
• Voorbereiden en notuleren van bijeenkomsten en vergaderingen;
• Bewaakt de afhandeling van besluiten en stelt planningen op;
• Administratieve ondersteuning bij subsidieaanvragen en -verantwoordingen;
• Facilitaire ondersteuning op diverse terreinen (b.v. uitgifte van betaalpassen en laptops; distribueren van PR en andere materialen);
• Zelfstandig correspondentie en notities opstellen en afhandelen; (b.v. correspondentie naar teams, verslagleggingen etc.);
• Diverse voorkomende administratieve- en secretariële taken;
• Mede zorg dragen voor een goede telefonische bereikbaarheid;
• Nieuwsbrieven voor de teams.

Ik ben enthousiast! Wie zoeken jullie?

Jij werkt positief, proactief, preventief en pakt op een creatieve manier jouw werkzaamheden op. Werken in teamverband en zelfstandig functioneren gaat jou goed af. Je bent betrouwbaar en schakelt snel tussen verschillende collega professionals, vrijwilligers, doelgroepen en verschillende type activiteiten.

Je voelt je thuis binnen het zelforganiserende karakter van de organisatie en ondersteunt de teams zo in hun slagvaardigheid.

Wat vragen wij?

• Minimaal Mbo werk- en denkniveau;
• Kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten.
• Ruime werkervaring in een soortgelijke functie;
• Analytisch vermogen
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Stressbestendigheid in verband met de werkzaamheden die onder tijdsdruk staan
• Ordelijkheid en nauwkeurigheid bij het verwerken van een diversiteit aan gegevens
• Sterke organisatorische vaardigheden;
• Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens, zoals financiële en persoonsgegevens
• Zelfstandige en proactieve werkhouding;
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling;

DOCK biedt

• Een uitdagende, afwisselende functie in een dynamische omgeving met leuke collega’s;
• Alle ruimte om jezelf als professional te ontwikkelen binnen onze lerende organisatie;
• Een aanstelling voor 32-36 uur per week;
• Een tijdelijk dienstverband van een jaar met de intentie tot verlenging;
• Salaris conform CAO Sociaal Werk en afhankelijk van werk ervaring en opleiding:
  minimaal schaal 6 (min. € 2.563,-- / max. € 3.668,--) en maximaal schaal 7 (min. € 2.798,-- / max. € 3.909,--); o.b.v. fulltime dienstverband
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals het Individueel Keuzebudget, Loopbaanbudget, een collectieve zorgverzekering, deelname aan het pensioenfonds Zorg en Welzijn en flexibele werktijden.
  

Geïnteresseerd?

Solliciteer vóór 5 oktober 2023 via de sollicitatiebutton met je CV en motivatiebrief. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes en een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek. Je ontvangt zo spoedig mogelijk na de sluitingsdatum een terugkoppeling op jouw sollicitatie. De 1e gesprekken vinden plaats op woensdag 11 oktober 2023.

Vragen?

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Mirjam Bekker via 06-59994584, e-mail: mbekker@dock.nl. Of met Cootje van Vuuren via 0614380325, e-mail: cvvuuren@dock.nl